| La FAQ
pour répondre au mieux à vos
questions
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 Formats supportés par DMGed
DMGed
peut exploiter tous types de fichier. Il supporte en affichage les fichiers au
format BMP, GIF (read only), FlashPix (read only), JPEG, PNG, PNM, TIFF, et WBMP
(http://java.sun.com/products/java-media/jai/forDevelopers/jaifaq.html#fileformat).
Pour
les autres formats, DMGed fait appel au programme installé sur le poste de
consultation qui gère le format :
(ex acrobat pour les fichiers .PDF
- le format
Djvu : on preconise le plug-in pour Internet Explorer http://www.lizardtech.com/download/dl_download.php?detail=doc_djvu_plugin&platform=win .
Sauvegarde en TIFF G4 pour les
images déclarées en noir&blanc [cela
permet un gain de place au niveau du serveur et au niveau mémoire sur le poste
client].
Quels sont les types de documents archivés (scans, e-mails, fichiers
informatiques... )? Tous les types de fichiers : pour les
scan TIFF mono image, GIF, JEPG, PNG... pour les documents accessible par le poste
client (fichiers word, excel, mails, html, zip, son ....)
Poste scannérisation supplémentaire
DMGed client permet d'effectuer
des scan sur n'importe quel poste équipé d'un scanner (scanner
connecté par USB/SCSI... et pilote TWAIN installé) ou qui a l'accès
à d'un scanner (scanner réseau et pilote TWAIN réseau
installé). Pour utiliser DMGed Client sur le poste il est nécessaire
de disposer d'un nombre de licence adéquat (installée sur le serveur).
Fonctions Pouvons-nous importer, exporter les données caractérisant les archives
?
format de ces importations, exportations est-il fixe ?
Oui la fonction
exportée est possible en sélectionnant le fichier concerné dans la
base, par un clic droit sur la souris faire "sauver sous" le
fichier sera exporté dans l'application souhaitée.
Oui la
fonction importée est possible : récupérer des
documents sur les postes client (existant sur disque dur) au format original.
(ce document sera copié et deviendra un document sécurisé dans la
base).
Comment peut on renommer
le nom des fichiers dans la partie documents associés ?
Il est préférable de renommer les documents hors base - vous
pouvez utiliser la fonction "sauver sous" et enregistrer le fichier dans
l'application de votre choix en utilisant le même nom de fichier. Ensuite, hors
base DMGed le retravailler à votre guise en le renommant si vous le souhaitez -
Vous pourrez ainsi réarchiver votre document modifié et renommé.
Pouvons-nous lancer des opérations sur une sélection d'archives (impression,
récupération dans un fichier zip...)
Oui
Plusieurs personnes peuvent travailler sur le
même dossier à la fois ?
Oui
- Si le dossier est modifié sur un autre poste
client, il est possible de voir les changements sur son poste en utilisant la
fonction "Rechargement de dossier", vous verrez ainsi les modifications
ou ajouts effectués par les autres postes (s'ils ont un accès autorisé
sur ce même dossier)
Peut-on gérer les emails et les pages web au sein du
produit ?
Les documents s'archivent
de la même manière que les autres documents, l'ouverture du document et les
liens actifs se feront par l'intermédiaire du navigateur internet (nescape ou
internet explorer par exemple)
La Recherche :
Est-on limité par le nombre de mots
clés dans le cadre d'une recherche ?
Non, mais souvent 1 seul mot suffit
(tout dépend du montage de la base de donnée et du choix des termes utilisés -
d'où l'importance de créer une base des plus cohérente, afin de faciliter les
recherches ultérieurement)
Si vous souhaitez visualiser la totalité de la base,
il suffit de faire " touche entrée". Est-il
recommandé une longueur maximum dans le remplissage de ces zones ?
Non
Comment indiquer dans la
fonction CHERCHER l’utilisation de plusieurs mots clés de recherche
(séparateur ? …) sur une même zone de recherche.
Le premier onglet « Standard » de la fenêtre de dialogue
permet de rechercher un dossier grâce à ses attributs (numéro, auteur, nom,
sujet, mots clés et commentaires) ou grâce aux attributs d’un document associé
(nom et commentaires) Si seul le numéro de dossier est saisi, l’interrogation
retourne le dossier qui porte ce numéro (s’il existe). Les autres critères
définissent une inclusion et non une égalité. Par exemple, si la chaîne « un »
est entrée dans le nom de dossier, les dossiers avec les noms suivants seront
sélectionnés : « un dossier
d’exemple », « dossier d’un client », « dossier unifié »Les
critères s’ajoutent : si un critère est ajouté à l’interrogation précédente, les
mêmes dossiers sont retournés s’ils répondent au critère supplémentaire.
Accès
sécurisés
Tous
les utilisateurs peuvent changer leur mot de passe mais il faut avoir le
rôle "administrateur" pour faire le reste.
Initialement
le seul utilisateur qui peut le faire est l'utilisateur admin (mot
de passe admin).
A l'installation, admin sera le seul utilisateur
déclaré sur la base, qui ne peut pas être modifié
hormis son mot de passe.
Dans quels secteurs
d’activités peut-on utiliser DMGed ?
Tous les secteurs
peuvent utiliser la solution DMGed, elle permet de stocker tous types de
documents, d'images, de fichiers son
etc...
C'est avant tout une solution d'archivage sécurisée, qui permet ensuite la
gestion et le suivi des documents : impression, dispatch, diffusion générale ou
confidentielle des informations suivant les codes d'accès définis par le client,
la sauvegarde des documents de l'entreprise centralisée sur une même
base.
Quelles est la limite en
terme de quantité de documents à indexer pour être sur de ne pas avoir de
dégradation dans l’utilisation du produit ?
Il n'y a pas de limite, vous pouvez indexer autant de
document que vous le souhaitez, tout dépend de votre capacité de
stockage Faut-il faire de
l’archivage régulièrement ?
L'idéal
: Archiver vos documents au fur et à mesure afin d'avoir une
organisation des plus efficaces, les documents seront ainsi sécurisés,
centralisés et
accessibles immédiatement à l'ensemble du personnel directement par la base de
données [en fonction des codes accès définis] et éventuellement dispatchés aux personnes
intéressées.
Pour plus
d'informations, vous pouvez consulter nos différents guides "Utilisateur
et
Installation"
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